英文求職信 應徵信函的主要部分 Parts of the Cover Letter

應徵信函的主要部分 Parts of the Cover Letter

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標準的應徵信函應包含:
你的地址(your address)
寫信日期(the date)
收信人地址(inside address)
稱謂(salutation)
正文(body paragraphs)
結尾語(closing)
你的簽名(signature)

在信的左下方,你可以打Encl.或Enc.(附件enclosure的簡寫)表明你信中附夾了一些如履歷表、成績單或其他證照影印本等的文件。
以下是應徵信函每一部分的詳細內容:

1. 你的地址 Your address
如果你用的是公司、學校、或個人的專用信紙,信紙的上方印有公司、學校或你的名字、地址和電話 (統稱 letterhead),你寫信時就不需要在信紙的上方打上自己的地址。
如果用普通A4信紙,在你的地址上方,你不需要打你的名字,因為信尾你一定得簽名和打上自已的全名(first name and family name)。你也可以在你的地址欄附上你的email地址,不過可有可無,因為你的履歷表上一定有你的email地址。

地址的寫法中英文各異,中文地址是由大到小(如先寫區域號碼106→台灣→台北→忠孝東路→三段→251巷→5弄→8-2號);英文地址則是由小到大(如 #8-2, Alley 5, Lane 251, Section 3, Zhongxiao East Road, Taipei 106, Taiwan)。
台灣有的地址只包括幾個項目,有的則十分複雜,再加上台灣拼音系統不統一,有的用漢語拼音、有的用通用拼音、有的用老式威瑪拼音,常造成書寫英文地址的困擾。

2. 日期 Date
寫信日期是打在你住址的下方,英美寫法不同:
美式寫法(月、日、年,如:October 14, 2010)
英式寫法(日、月、年,如:14 October 2010)
注意:月份拼字不可用簡寫,如 October不能拼成 Oct.

3. 收信人住址 Inside address
收信者住址的

4. 稱謂 Salutation (greeting)
信稱呼對方時要用 Ms. (女士) 或 Mr. (先生),對方的姓、再加上冒號(如:Dear Mr. Anderson: 和Dear Ms. Chen:),千萬不可直呼對方名字,如Dear Mary或Dear Henry,除非你和收信者已有一定的交情,直呼朋友名字,就不要加稱謂了,Dear Ms. Mary 或 Dear Mr. Henry 都是錯的。
女性主管的頭銜有三種:Mrs.(已婚婦人)、Miss(未婚小姐)、和當今比較常見對女性主管的稱呼:Ms.(女士),為了避免犯錯你最好用 Ms.來稱呼女性主管。

如果你知道對方有博士學位(doctorate),你應該用 Dr.來稱呼收信者。
如果你不知道對方的姓名或性別時,
英式英語可以用 Sir/Madam(如:Dear Sir/Madam:)
美式英語可以用 To whom it may concern:。
知道姓名而不知道性別時,則用:Dear Mr./Ms. Lin:
以下是稱謂的幾個例子: Dear Dr. Chen: / Dear Mr. Johnson: / Dear Ms. Lin: / Dear Li-chin: / Dear Chris: / Dear Mr./Ms. Lin

5. 正文 Body paragraphs
標準應徵信函可分成三段:
第一段就應該說明你寫這封信的目的是為了應徵這份工作(寫明工作名稱,如financial analyst),你在哪裡聽的這份工作有缺(報章雜誌廣告、101人力銀行、還是朋友告知。)
第二段應該說明你在學校首的專業訓練和工作經驗(education and work experience),並表示你是這份工作的不二人選。
第三段應該顯示對勝任這份工作的自信,提供你的聯絡電話,並禮貌要求面試機會。

6. 結尾語 Closing
你的結尾語應與你的日期對準在一條直線上。
美式英語標準結尾語為
Sincerely,
Sincerely Yours,
Yours Truly,
英式英語中,
如果前面稱呼其姓名,結尾就用Yours sincerely,
如果前面以Dear Sir/Madam開頭,結尾就用Yours faithfully,

7. 簽名 Signature
結尾語下面打二個空行,留作簽名的空間,簽上你的全名(first name 和 family name)。
在簽名的下方,打上你的全名(first name 和 family name)。
例如:Li-chin Lin (or Lin, Li-chin)

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