論文翻譯之用Word編寫的技巧

用Word編寫的技巧 Tricks for Writing a Thesis with Word

米德佳提供中翻英學術論文翻譯,含英文編修。

1. 對齊

一定不要用手動敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格,中文文檔沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、製表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發現自己手動打了空格,一定要謹慎,想想是否可以通過其他方法來避免。同理,一定不要通過敲回車來調整段落的間距。

2. 使用交叉引用設置編號

一定不要自己敲編號,推薦使用交叉引用,否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的後患。標題的編號可以通過設置標題樣式來實現,表格和圖形的編號通過設置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時,不要自己敲編號,應使用交叉引用。這樣做以後,當插入或刪除新的內容時,所有的編號和引用都將自動更新,無需人力維護。並且可以自動生成圖、表目錄。

3. 用好樣式
編寫論文,一定要使用樣式,除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外,還可以自定義樣式。如果你發現自己是用選中文字然後用格式欄來設定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的話,最好就定義一個樣式。對於相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式,這樣做能大大減少工作量和出錯機會。如果要對排版格式(文檔表現)做調整,只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由 Word 自動生成各種目錄和索引。

4. 編輯數學公式

在論文中編輯數學公式,個人建議使用MathType5.0,其實Word集成的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType後,Word會增加一個菜單項,其功能一目瞭然。推薦使用 MathType 的自動編號和引用功能,這樣首先有良好的對齊效果,還可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了,很不美觀,這部分可以通過固定行距來修正。但是要提醒論文撰寫者,如果你計算機上安裝了MathType5.0後,撰寫公式的速度非常快,佔用少量的CPU。但是,當你準備打印論文的時候,要記得找個按照了MathType5.0的計算機打印,不然,我們的公式就“不翼而飛”了。

5. 繪圖技巧

論文中會用到很多圖表,筆者強烈建議論文撰寫者分清論文中的圖形和表格,表格可以使用Word提供的工具進行編寫,很簡單,這裡就不再贅述了。框圖和流程圖的編輯,筆者強烈建議使用Office 2003中綁定的Microsoft Office Visio Professional 2003畫。如果不能忍受Visio對像複製到Word的速度,還可以試試SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio難,速度卻快多了。

6. 使用分節符

如果希望在一篇文檔裡得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式,可以插入分節符,並給每一節設置不同的格式。

上述七點都是關於排版的建議,還是要強調一遍,作者關心的重點是文章的內容,文章的表現就交給Word去處理。如果你發現自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作,一定要停下來學一下Word的幫助,因為Word 早已提供了足夠強大的功能。

7. 參考文獻的編輯和管理

如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻,就已經太遲了,但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應該養成看文章的同時就整理參考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的,而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻的功能,用插入尾注的方法也很不地道。我建議使用 EndNote。

endnote.com

8. 及時保存、多做備份

設置自動保存,還有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠,Windows也不可靠,每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能,將一個文檔的各個版本保存到一個文件裡,並提供比較合併等功能。不過保存幾個版本後文件就大得不得了,而且一個文件損壞後所有的版本都沒了,個人感覺不實用。還是多處備份吧。另外提醒一下,插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件裡另做備份。

9. 使用分節符

如果希望在一篇文檔裡得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式,可以插入分節符,並給每一節設置不同的格式。

上述七點都是關於排版的建議,還是要強調一遍,作者關心的重點是文章的內容,文章的表現就交給Word去處理。如果你發現自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作,一定要停下來學一下Word的幫助,因為Word 早已提供了足夠強大的功能。

 

 

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論文翻譯的參考資料:

論文寫作要素:致謝 Acknowledgments

寫作中的選題 Thesis Writing Topics

論文數字寫作用法 Writing Numbers in a Thesis

寫好論文結構式摘要 Abstract Structure

關鍵詞論文題目中的寫法 Keywords in a Thesis Title